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为便于各2014级新生班主任做好新生报到接待相关工作，9月16日下午4点，由孙灿副院长主持召开的“艺术学院2014级新生报到流程说明及新生班主任相关工作说明”会议在J-519举行。学工办各老师，大一大二班主任以及新生班班助均参加了此次会议。
会上，孙灿对新生报到的整个流程，新生报到过程中需注意的重要内容，（各类资料收缴，注册单、领物单、收费单填写注意事项，注册单、领物单、收费单收取注意事项，新生寝室安排，需班主任、学生填写的相关表格，需班主任现场发放的资料，校园一卡通的发放，特殊学生、特殊情况的处理方法等），其他需要说明的问题，新老生班级结对工作等内容做了详尽的说明。
为提高现场工作效率，孙灿要求各新生班主任必须提前做好各项准备工作。在寝室安排方面，新生班主任要在学工办统筹下合理安排寝室。
新老生按照年级、专业、班级对应原则结对，主要任务是帮助新生班级做好报到前教室、寝室内务卫生清扫，教室黑板报刊出、、落实志愿者等工作。
会后，新老生班主任和班助进行了工作上的衔接。